秘书基础知识要点整理

秘书基础知识要点整理

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　　秘书基础知识要点整理1

(一)档案材料的收集：

1、建立，健全立卷归档制度，确立归档范围，归档时间，保管期限;

2、对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全;

3、及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。

(二)档案的归档，立卷与管理。

1、区分全宗，确定立档单位。

2、分类。依据档案来源，时间，题目，内容，字母顺序分成若干层次和类别。

3、归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

4、案卷排列。立卷按永久，长期，短期分别组卷，卷内文件把正文，底稿，附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。

5、整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐;字迹难辨认的`，应附抄件;以每一案卷端正书写标题。

6、对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录(卡片)，按一定次序排列和存放。

7、每年对档案进行一次清理：清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进行修补和复制。

(三)档案的保管：

1、防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全;

2、公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案;

3、做好档案室的防盗，防水渍，防潮，防虫蛀，防尘，防鼠害，防高温，防强光等工作，门窗应结实牢固。

(四)档案的鉴定：

1、从档案的内容，来源，时间，可靠程度，名称等方面鉴别档案的价值。

2、确定各类档案的中管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。

公司档案保管期限分永久，长期，短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。

(五)档案的销毁：

1、对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存;

2、办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁;

3、销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。

4、公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。

(六)档案借阅，利用工作

1、凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅

2、卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件，资料可外借。外借的须办理登记手续。

3、借阅期限不得超过3天。

　　秘书基础知识要点整理2

收发文处理

一、缮印文书

1、 含义：对文件进行抄写誊抄缮写和打字、油印、电脑打印以及复印机复印等工作。

2、 要求：文字准确，字迹工整清晰;符合规定体式，页面美观大方;不随意改动原稿;

装订齐整牢固;注意保密。

3、 文件的缮印应该以定稿为依据，以签发批准的份数为准，不能随意增减。

4、 工作程序：确定印制的文书-〉确定印制格式-〉完成印制-〉交付印制的文书。

二、校对文书

1、含义：根据定稿对文件校样进行核对校正。

2、校对的内容：校订清样上的错字、漏字、多字。规范字体字号。检查版式、标题是否端正，页码是否连贯，行字距是否匀称，版面是否美观。检查引文、人名、地名、数据、计量单位、专业术语是否有误。检查版式是否与文种格式统一，有无需调整和改版之处。

3、工作程序：准备好原稿和校样-〉选定校对方法(看校、对校、读校、折校)-〉核对校正。

三、用印

四、传阅文书

1、含义：在工作职责范围内传递阅读文件。

2、工作程序：确定传阅对象-〉选择传阅方式-〉传递文书-〉履行传阅手续-〉检查清理文件。